Ganz unabhängig vom Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung im Jahr 2018 wurde dem Schutz der persönlichen Daten unserer Mitglieder schon immer eine hohe Bedeutung zugemessen. Grundsätzlich werden Daten in unserem Verein ausschließlich zur Organisation des Vereinsbetriebes gehalten. eine Weitergabe an Dritte außerhalb der Vereinsgremien oder an Mitglieder, welche nicht mit der Organisation von z.B. Veranstaltungen betreut sind oder gar Externe Firmen oder Privatpersonen erfolgt nicht.

Der Verein speichert/lagert Mitgliederdaten bzw. Daten von Nichtmitgliedern an den folgenden Stellen:

• Nutzung einer Vereinsverwaltungssoftware mit Speicherung von persönlichen Daten (Name, Anschrift  Geburtsdatum, Abteilung, sowie Familienverbünde bei Familienmitgliedschaft), Zahlungsdaten (Bankverbindung) und Daten zur Mitgliedschaft (Eintrittsdatum, Ehrungen).
• Ablage des ursprünglichen Mitgliedsantrages in Papierform mit den ursprünglich angegebenen persönlichen Daten.
• Ablage möglicher Briefkorrespondenz/E-Mail Korrespondenz mit Mitgliedern.
• Speicherung der persönlichen Daten unserer TrainerInnen, ÜbungsleiterInnen und VorturnerInnen (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Lizenznummer, E-Mail, Abrechnungsdaten, Stundennachweise in Papierform sowie als E-Mail).
• Pflege eines E-Mail-Verteilers aller TrainerInnen, ÜbungsleiterInnen und VorturnerInnen.
• Speicherung von Fotos unserer Veranstaltungen - Mitglieder und Nichtmitglieder.
• Speicherung von Ergebnislisten unter Nennung von Namen von Mitgliedern und Nichtmitgliedern.
• Speicherung der Teilnehmerlisten für unsere jährliche Wanderfreizeit auf Ibiza.
• Information in WhatsApp Gruppen für Abteilungen, Übungsleiter und Vorstand.
• Information über unsere Facebook Gruppe mit teilweise Nennung von Namen, Veröffentlichung von Fotos und Informationen.

Der Verein nutzt die o.g. Daten für die folgenden Zwecke:

• Mitgliederverwaltung über unsere Software.
• Bankeinzug der Mitgliedsgebühren für den Verein.
• Veröffentlichung von sportlichen Ergebnissen, Fotos und Dokumentation unserer Veranstaltungen im Sportreport oder auf unserer Homepage.
• Anschreiben an unsere Vorstände  Teilnehmer von Veranstaltungen und Freizeiten, TrainerInnen, ÜbungsleiterInnen und VorturnerInnen per E-Mail Verteiler.
• Anschreiben an unsere Mitglieder, Vorstände, Übungsleiter und Teilnehmer der Ibiza-Freizeit per Brief.
• Anmeldung zu Sportveranstaltungen und Meisterschaften im Auftrag unserer Mitglieder.
• Versand der Mitgliedszeitschrift - Druck der Adressaufkleber durch die Geschäftsstelle und Übergabe an den Pressewart.
• Veröffentlichung von Berichten, Fotos und Ergebnislisten in unserer jährlich erscheinenden Zeitschrift "Sportreport" an unsere Mitglieder, Veröffentlichung des Sportreports als Download über unsere Homepage.
• Veröffentlichung von Ansprechpartnern (Vorstände, Verantwortliche, TrainerInnen, ÜbungsleiterInnen, VorturnerInnen) auf unserer Homepage und im Sportreport.
• Nutzung von Mitgliederfotos (nach persönlicher Zustimmung) in unseren Werbeprospekten und Anzeigen.

Das tun wir zur Sicherung Ihrer Daten:

• Es ist sichergestellt, dass die Mitgliedsdaten passwortgeschützt elektronisch gespeichert warden und eine Datensicherung vorhanden ist.
• Nur EINE Person - unsere hauptamtliche Geschäftsführerin sowie in Vertretung der Kassierer - hat Zugang zu diesen Daten. Andere Vorstandsmitglieder erhalten diese Daten ausschließlich bei begründetem Interesse im Sinner der Mitglieder - dies nur in Ausnahmefällen.
• E-Mails werden künftig an Verteiler nur als Blindkopie versendet.
• Hauptkommunikation erfolgt über Facebook und WhatsApp - hier obliegt es den Mitgliedern, sich ggf. aus den Verteilern zu löschen.
• Fotos auf unserer Homepage können auf Wunsch gelöscht werden - hierzu wurde ein gesondertes Antragsformular veröffentlicht (siehe unten).
• Korrespondenz oder nicht mehr benötigte/relevante Listen (in etwa von Teilnehmern der Freizeiten oder Sportveranstaltungen) werden umgehend gelöscht bzw. vernichtet, sobald sie nicht mehr benötgit werden.

Wir hoffen, dass diese Transparenz im Sinne unserer Mitglieder einen guten Einblick über die Daten unseres Vereins gibt. Fragen beantwortet gerne der Vorsitzende. Datenschutzbeauftragte ist Kerstin Stein, Heideweg 17, 56337 Eitelborn.

Gerne teilen wir Ihnen mit welche persönlichen Daten uns über Sie vorliegen. Nutzen Sie bitte hierzu das folgende Formular.